Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n(avautuu uudessa ikkunassa, siirtyy toiselle verkkosivustolle) mukaisesti. Kuvauksesta käytetään nimeä asiakirjajulkisuuskuvaus.
Omniassa opiskelija-asioita koskevat tietopyynnöt lähetetään osoitteeseen info@omnia.fi(avautuu uudessa ikkunassa, siirtyy toiselle verkkosivustolle) lukuun ottamatta todistuskopioiden tilaamista Omnian arkistosta.
Omniassa kirjoilla olevat ammatillisen koulutuksen, aikuislukion ja aikuisten perusopetuksen opiskelijat näkevät opintojaan koskevat asiakirjat Wilmasta (omnia.inschool.fi)(avautuu uudessa ikkunassa, siirtyy toiselle verkkosivustolle).
Muita kuin opiskelija-asioita koskevat tietopyynnöt lähetetään osoitteeseen kirjaamo@omnia.fi(avautuu uudessa ikkunassa, siirtyy toiselle verkkosivustolle). Asiakirjajulkisuuskuvaus auttaa kohdentamaan tietopyynnöt oikealle taholle sekä yksilöimään pyynnöt julkisuuslain (621/1999) (finlex.fi)(avautuu uudessa ikkunassa, siirtyy toiselle verkkosivustolle) edellyttämällä tavalla.
Kuntalain (410/2015) 108 §:n (finlex.fi)(avautuu uudessa ikkunassa, siirtyy toiselle verkkosivustolle) mukaisesti Omnian viranhaltijapäätökset (omnia.cloudnc.fi)(avautuu uudessa ikkunassa, siirtyy toiselle verkkosivustolle) ja toimielinten pöytäkirjat ovat nähtävillä 14 vuorokauden ajan. EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (EU) 2016/679 (eur-lex.europa.eu)(avautuu uudessa ikkunassa, siirtyy toiselle verkkosivustolle) säädetään rekisterinpitäjää koskevasta informointivelvollisuudesta. Omnia rekisterinpitäjänä noudattaa velvoitetta kertomalla henkilötietojen käsittelystä kunkin henkilörekisterin osalta tietosuojaselosteissaan.