Tietoverkon ja tietojärjestelmien käyttösäännöt

Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian (myöhemmin Omnia) tietoverkon ja -järjestelmien käyttösäännöt sitovat kaikkia, jotka ovat saaneet oikeudet Omnian tietojärjestelmien ja tietoverkon käyttöön.

Omnia tarjoaa hyvät ja luotettavat laitteet, tietoverkot ja järjestelmät, joita voidaan käyttää joustavasti ja turvallisesti. Tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden turvaamiseksi Omnia edellyttää käyttäjiltään näiden käyttösääntöjen noudattamista ja hyväksyntää.

Käyttäjä vastaa saamistaan käyttäjätunnuksista sekä niiden salasanoista ja huolehtii salasanojen vaihtamisesta Omnian ohjeistusten mukaisesti. Tämän sivun lopussa on linkkejä käyttöohjeisiin.

Käyttäjätunnuksia ja salasanoja ei saa luovuttaa toiselle henkilölle. Työaseman jäädessä ilman käyttäjän valvontaa on käyttäjän kirjauduttava ulos tai lukittava kone estääkseen työaseman luvattoman käytön.

Käyttöoikeus on voimassa palvelussuhteen tai opiskelun alkamisesta sen päättymiseen asti. Mikäli käyttöoikeus on syntynyt muun sopimuksellisen perusteen nojalla, käyttöoikeus päättyy sopimuksen päättyessä. Käyttöoikeus tietyn järjestelmän tai resurssin osalta voi muuttua tai päättyä, mikäli käyttäjän tehtävä muuttuu.

Käyttäjän on itse huolehdittava ennen käyttöoikeuden päättymistä omistuksessaan olevien tietojen siirroista ja poistoista. Henkilökuntaan kuuluvan käyttäjän tunnus lukittuu automaattisesti käyttöoikeuden päättymisen jälkeen seuraavana päivänä. Opiskelijoiden tunnukset sulkeutuvat 30 päivää opintojen päättymisen jälkeen. Kaikkien käyttäjien tiedostot sekä sähköpostit poistetaan 90 päivän kuluttua tunnuksen lukittumisesta eikä tämän jälkeen tietoja ole mahdollista palauttaa.

Käyttöoikeus syntyy hyväksymällä nämä käyttösäännöt. Sääntöjen hyväksyminen tapahtuu tunnuksen aktivointiprosessin yhteydessä. Käyttöoikeus määritetään henkilön tehtävän mukaan siten, kuin se kulloinkin on tarpeen. Järjestelmillä, laitteilla ja tietoverkolla voi olla Omnian laatimia ohjeita, joihin käyttäjän tulee tutustua ennen niiden käyttöä.

Omnian tietoverkon, tietojärjestelmien ja käyttäjätunnusten käyttö Omnian etujen, lakien ja asetusten sekä hyvien tapojen vastaisesti on kielletty. Yksityiset tiedot tulee pitää erillään Omnian aineistosta. Henkilökunnan tulee sijoittaa yksityinen aineistonsa kansioihin, jotka on nimetty niin, että yksityisyys voidaan erottaa (esim. private, yksityisasiat). Tämä koskee myös yksityisluonteista sähköpostia, jotka on siirrettävä vastaavalla tavalla nimettyihin kansioihin.

Kuluttajakäyttöön tarkoitettujen pilvipalveluiden, suojaamattomien muistitikkujen ja ulkoisten kovalevyjen käyttö luottamuksellisen aineiston tallennukseen on kielletty. Kaikki luottamuksellinen aineisto on sijoitettava Omnian tietojärjestelmiin. Omnian OneDrive-, Teams- tai Sharepoint-ympäristöä voi käyttää tiedon tallennukseen. Henkilötietoja sisältävät tiedot on kuitenkin sijoitettava niille varatuille tietojärjestelmille käyttäjätunnuksilla suojattuihin kansioihin Omnian tietosuojaohjeen mukaisesti.

Omnian kiinteään tietoverkkoon ei saa liittää laitteita eikä tietojärjestelmiä ilman tietohallinnon lupaa. Omille ja vierailijoiden laitteille on varattu langaton (wlan) verkko ja tähän käyttöön erikseen merkitty kytkentäpiste (RJ45 rasia).

Henkilökohtaisia, omille verkkolevyille tai muille medioille tallennettuja ohjelmia, jotka eivät ole Omnian tietohallinnon tukemia tai hyväksymiä (esim. P2P-ohjelmat), ei saa asentaa tai käyttää Omnian tietotekniikkalaitteilla.

Luokkien opiskelijakoneille on opetuksen tarpeiden mukaan asennettu ohjelmisto, jolla voidaan ohjata tietokoneiden käyttöä opetuksessa.

Vastuu tietoaineistojen säilymisestä on viime kädessä aineiston omistajalla itsellään. Omnia ei korvaa käyttäjälle aiheutunutta vahinkoa tai menetystä, joka johtuu Omnian tietojärjestelmien tai tietoverkon käytöstä. Omnian tarjoama käytön tuki koskee ainoastaan Omnian laitteita, ei käyttäjien omia laitteita.

Kaikkien käyttäjien on noudatettava näitä sääntöjä sekä tietoturvaa ja tietosuojaa koskevia ohjeita. Sääntöjen piiriin kuuluvat kaikki Omnian ja Omnian hankkeiden kautta hankkimat työasemat, tietotekniikkapalvelut, tietojärjestelmät ja tietoverkkoon liitetyt laitteet. Lisäksi käyttösääntöjä on noudatettava kaikissa muissa palveluissa ja tietoverkoissa, mukaan lukien luottamusverkostot, joihin käyttäjä on saanut käyttöluvan ja käyttömahdollisuuden Omnian välityksellä.

Käyttösäännöt koskevat myös Omniassa käytettäviä ja Omnian verkkoa hyödyntäviä omia laitteita.

Omnian laitteet, tietoverkot ja järjestelmät on tarkoitettu Omnian osoittamien työtehtävien suorittamiseen tai Omniassa suoritettavaan opiskeluun.

Henkilö, joka toimii lainsäädäntöä tai näitä käyttösääntöjä vastaan tai voidaan perustellusti epäillä tietoturvallisuuden tai tietosuojan väärinkäytöksestä, voi menettää käyttöoikeutensa tai sitä voidaan rajoittaa.

Kaikenlainen Omnian tietoteknisten laitteiden kytkentöjen muuttaminen ja vahingoittaminen, tietoverkon tai tietojärjestelmien häirintä sekä toiminnan haittaaminen tai estäminen on kiellettyä.

Kehittämisjohtaja päättää käyttöoikeuksien rajoituksista tapauskohtaisesti. Rikosoikeudellista tutkintaa edellyttävät tapaukset annetaan poliisin tutkittavaksi.

Tietosuojaan tulee kiinnittää erityistä huomiota ja yksityisyyden suojaa tulee kunnioittaa ja vahingossakin saadun muille kuuluvan tiedon tallentaminen, hyväksi käyttäminen tai jakaminen on kiellettyä.

Kaikenlainen oikeudeton tiedon hankkiminen, hakemistoihin tai tietoverkkoihin tai tietojärjestelmiin tunkeutumisen yrittäminenkin on kielletty.

Kullakin tietojärjestelmällä on omistaja ja pääkäyttäjä, jotka vastaavat järjestelmän käytöstä ja sen käyttöohjeiden laadinnasta. Laitteista, tietoverkosta ja tietojärjestelmistä vastaa Omnian IT lukuun ottamatta tietojärjestelmiä, jotka on hankittu kolmannen osapuolen toimittamina palveluina tai on muutoin ulkoistettu. Omnian yksiköiden omassa valvonnassa olevista laitteista tai teknisistä ympäristöistä vastaa yksikkö itse.

Sähköpostin ja tietoverkon käyttöä, työntekijöiden sähköpostia ja muuta sähköistä viestintää valvotaan teknisesti. Rikolliseen toimintaan, haittaavan käyttöön ja muihin mahdollisiin väärinkäytöksiin puututaan ja tarvittaessa avataan käyttöön liittyvät tietoliikenteen välitystiedot ja käyttäjän/käyttäjien henkilötiedot tapauksien selvittämiseksi. Omnian IT:n ylläpitohenkilökunnalla on velvollisuuksiensa hoitamiseksi lupa valvoa, rajoittaa ja säädellä tietojärjestelmien ja tietoliikenneverkon käyttöä sekä tarvittaessa kopioida, siirtää, poistaa koneissa tai verkossa olevaa tietoa.

Nämä käyttösäännöt on käsitelty Omnian henkilöstön osalta yhteistoimintalain mukaisesti. Näitä sääntöjä päivitetään Omnian palveluissa tai lainsäädännössä tapahtuneiden muutosten vuoksi. Viimeisin versio julkaistaan tällä sivulla.